"Theo ông Nguyễn Nam Bình, cục phó Cục Thuế TP.HCM, hiện nhiều người tưởng rằng file PDF được người bán gửi đến email cho người mua là hóa đơn điện tử nhưng thực tế không phải vậy. File PDF đó phải kèm theo file XML là file gốc chứa dữ liệu về hóa đơn... thì mới được coi là hóa đơn điện tử".

Nguồn https://tuoitre.vn/roi-boi-voi-hoa-don-dien-tu-20201111091231861.htm

Vậy khi nhận hóa đơn điện tử lúc nào bạn cũng phải download XML để lưu trữ cùng với PDF

Cục thuế TPHCM đã có trang web kiểm tra XML hợp lệ http://dochoadon.hcmtax.gov.vn.

( Down file XML tại https://newinvoice.com.vn/tra-cuu/#0 với mã tra cứu F4321D92, rồi up lên trang dochoadon để kiểm tra )

( Down file XML tại https://van.ehoadon.vn/TCHD?MTC=N2SR2RL74HC)

Có 4 Tiêu chí kiểm tra file XML.

1. File XML có chữ ký số.

2. File XML còn nguyên vẹn, chưa chỉnh sửa.

3. Thời điểm ký trùng với thời điểm lập.

4. Chữ ký số còn hiệu lực tại thời điểm ký.


Nếu file XML không đúng có thể bị loại chi phí khi kiểm tra quyết toán thuế.

Quy trình nhận hóa đơn điện tử




1

Nhận hóa đơn
bằng mail
2

Kiểm tra
file XML hợp lệ
3

Kết xuất hoặc
đưa vào PMKT
4

Lưu trữ hóa đơn
XML và PDF

Hình thức phần mềm

Phần mềm chạy trực tuyến trên trang web hoadon.baocaothue.com , mỗi user đăng nhập riêng

Cách sử dụng:

1. Tạo email nhận hóa đơn(tenban@baocaothue.com)

2. Khi khách nhận mail , nhận hoặc forward vào email đã tạo

3. Cuối tháng, kế toán tổng hợp được các hóa đơn mua vào

4. Phần mềm kết xuất ra excel theo mẫu (misa, 3tsoft, fast… ) hoặc chuyển dữ liệu qua phần mềm kế toán (Smart, Acc2k, baocaothue...)

5. Phát hiện các sai sót nếu có (hóa đơn bị sửa, hóa đơn hủy không thông báo) đối với các hóa đơn có link và mã tra cứu của Bkav, Viettel, Minvoice

Lưu trữ:

- Lưu trữ miễn phí toàn bộ mail hoá đơn điện tử ít nhất trong 10 năm theo luật.

- Không có thời hạn sử dụng, gói sử dụng trong năm còn thừa chuyển sang năm tiếp theo để sử dụng.

Hỗ trợ:

- Hỗ trợ trực tiếp qua tổng đài 1900.7105 (10 lines)

- Thời gian hỗ trợ 24/7

Lưu trữ

Nội dung lưu

XML, PDF, link tra cứu, mã tra cứu

Thời gian

Lưu trữ 10 năm.

Đăng ký theo gói

Không có thời hạn, gói sử dụng trong năm còn thừa chuyển sang năm tiếp theo

Kiểm tra XML hợp lệ

Kiểm tra trước khi lưu

Định kỳ kiểm tra

Check tình trạng hóa đơn.

Tiện quản lý

Có thể theo dõi nhiều công ty.

Bảng giá lưu trữ

Gói 500 tờ

Sử dụng không hết chuyển qua năm sau.

  • Email nhận hóa đơn
  • Kiểm tra hóa đơn hợp lệ
  • Sao lưu kết xuất vào PMKT
  • Lưu trữ 10 năm

Gói 1.000 tờ

Sử dụng không hết chuyển qua năm sau.

  • Email nhận hóa đơn
  • Kiểm tra hóa đơn hợp lệ
  • Sao lưu kết xuất vào PMKT
  • Lưu trữ 10 năm

Gói 5.000 tờ

Sử dụng không hết chuyển qua năm sau.

  • Email nhận hóa đơn
  • Kiểm tra hóa đơn hợp lệ
  • Sao lưu kết xuất vào PMKT
  • Lưu trữ 10 năm

Gói 10.000 tờ

Sử dụng không hết chuyển qua năm sau.

  • Email nhận hóa đơn
  • Kiểm tra hóa đơn hợp lệ
  • Sao lưu kết xuất vào PMKT
  • Lưu trữ 10 năm