Hóa đơn điện tử cần lưu file gì ?

Theo ông Nguyễn Nam Bình, cục phó Cục Thuế TP.HCM, hiện nhiều người tưởng rằng file PDF được người bán gửi đến email cho người mua là hóa đơn điện tử nhưng thực tế không phải vậy. File PDF đó phải kèm theo file XML là file gốc chứa dữ liệu về hóa đơn... thì mới được coi là hóa đơn điện tử.

Vậy khi nhận hóa đơn điện tử lúc nào bạn cũng phải download XML để lưu trữ cùng với PDF

Hiện có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử khác nhau, mỗi nhà cung cấp lại có giải pháp và thiết kế khác nhau. Do vậy, nếu một DN giao dịch với hàng trăm đối tác, mỗi đối tác lại sử dụng một nhà cung cấp hóa đơn khác nhau nên khó có phần mềm nào đọc được tất cả chuẩn này

Tuy nhiên bạn có thể dùng phần mềm Vsign trên trang ehoadondientu.com để đọc XML , hiện hỗ trợ hầu hết các nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Bạn không nên nhận bằng file hoặc giấy mà phải nhận bằng mail có link nhà cung cấp

Đã có tình trạng giả đường link của các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn. Sau đó, những đối tượng này xuất hóa đơn điện tử "giả" có cả đường link và mã tra cứu, sau đó gửi cho bên mua.

Bên mua vào đường link tra cứu thấy hiện ra file PDF tưởng là hóa đơn thật nhưng thực ra không phải. Trong buổi tập huấn về áp dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP.HCM cũng đã cảnh báo tình trạng này đến các chi cục thuế trên địa bàn

Chữ ký điện tử nằm trên file XML không phải file PDF (trên PDF chỉ là ảnh/hình)

Nhiều người vẫn lầm tưởng ngày ký trên PDF là ngày chữ ký số nhưng không phải

File XML gồm 2 phần : phần nội dung hóa đơn và phần chữ ký số

Phần nội dung hóa đơn được mã hóa cùng với token sẽ tạo ra chữ ký số ở dưới. Nếu nội dung hóa đơn bên trên bị chỉnh sửa thì sẽ không phù hợp với chữ ký ở dưới và như vậy gọi là INVALID

Để xác định nội dung hóa đơn và chữ ký có phù hợp không cần có các thuật toán để xác định

Ngày ký là ngày của chữ ký số trên file XML

Nếu file XML hóa đơn mà bên mua nhận rơi vào trường hợp hóa đơn không hợp lệ, và khi đó DN đối mặt với rủi ro không được tính vào chi phí

Lưu trữ 2 file XML và PDF

Thời gian lưu trữ : 10 năm

Lưu trữ trên máy tính có thể bị mất (virut, hỏng ổ cứng), bạn nên có các phương án lưu trữ phù hợp

Khi cơ quan thuế quyết toán, cho dù bạn có bản thể hiện bằng giấy, ký tên đóng dấu của người bán , vẫn không có giá trị ( trường hop nhà cung cấp đó không còn hoạt động nữa cũng đồng nghĩa với không còn trang web, dù có mã tra cứu trên hóa đơn bản thể hiện bằng giấy cũng không tra cứu để tải XML về được )